Detailniveau in tekst. 3 dagen hard gewerkt. En je klant haakt binnen 5 minuten af. WTF? 🤔

Ik had drie dagen driftig zitten tikken aan mijn rapport. Pagina’s vol met voors, tegens en argumenten. Mooie schema’s ook. Allemaal drie keer gecontroleerd want je weet maar nooit. Mijn chef had het ook gelezen en me een van zijn zeldzame complimenten gegeven. Dit moest helemaal goedkomen.

Nou, niet dus. 🙄

Na vijf minuten toelichting keek mijn klant op zijn smartphone. En toen nog een keer. Oeps, slecht teken. Hij zat onrustig op zijn stoel te wiebelen en om zich heen te kijken. Nog een slecht teken. Hij haakte af. Maar waarom dan? Dat rapport was toch prima? Geen speld tussen te krijgen.

Ik heb hem maar rechtstreeks gevraagd wat er nou mis was. Na wat aarzeling liet hij weten dat de hoofdlijnen en de conclusie ook wel voldoende waren. En wat we dan nu gingen doen?

Ze zeggen dat fouten niet bestaan, maar alleen leermomenten. Nou, dit leermoment deed zeer. 😪Wat ging hier nou mis en hoe voorkom je dit soort ellende?

• Mensen hebben een voorkeur voor detailniveau in tekst. Een gemiddelde technisch specialist wil details. Hoe meer hoe beter. Een leidinggevende heeft daar geen interesse in. Die werkt liever met de grote lijnen.
• Weet wie je tekst gaan lezen en op welk detailniveau ze informatie willen hebben.
• Pas je tekst zo aan dat al je lezers op hun niveau informatie vinden. Tip: beschrijf je veel details, voeg dan aan het begin van je stuk een korte krachtige management samenvatting toe.
• Denk hier ook aan als je je stuk gaat toelichten. 😉
• Alles wat hierboven staat geldt ook voor presentaties, memo’s en e-mails.

Als consultant is het belangrijk dat je de informatiebehoefte van je klant kunt inschatten. En dat je daar je communicatie op aanpast. Tenzij je wilt dat je klanten afhaken natuurlijk.

Daarom is dit een van de onderwerpen in mijn School voor IT-Consultants opleiding. En natuurlijk in mijn schrijftrainingen.

Is dit jou ook wel eens gebeurd? Hoe ga jij met informatie om?