Voor je begint met schrijven
Noteer, voordat je begint aan een tekst, eerst het volgende:
- Wat is het doel van het document?
Wat wil je met het document bereiken? Wil je verkopen, reageren, informeren, overtuigen of beïnvloeden? Dat bepaalt de inhoud en de hoeveelheid details. - Wie gaat het lezen?
Wie kan het document in handen krijgen en het lezen? tegenwoordig cc’en forwarden we wat af dus je tekst komt op plaatsen die je niet misschien niet verwacht. Dat bepaalt de toon die je aanslaat.
Tip: Gebruik deze informatie als je je tekst structureert en als je beslissingen neemt over de inhoud.
Doorschrijven
Als je schrijft heb je waarschijnlijk de neiging om continue spel- en/of stijlfouten te verbeteren. Dat is jammer, want dat onderbreekt je creatieve proces. Het is effectiever om gewoon, zonder onderbreking, achter elkaar door te schrijven. Uiteindelijk werk je de tekst toch nog wel door en heb je voldoende gelegenheid voor verbeteringen.
Tip: Schrijf de eerste versie van je tekst zonder onderbrekingen helemaal uit. Trek je niets aan van tik-, spel- of stijlfouten. Die komen later wel.
Structuur
Een tekst is beter leesbaar als die een logisch begin, midden en einde heeft. Een gemakkelijke manier om dat voor elkaar te krijgen is om drie onderwerpen in een vaste volgorde te beschrijven:
- Aanleiding
Beschrijf het waarom van de tekst. Welke problemen zijn er? Wat gaat mis? Wat zijn de knelpunten? - Inhoud
Wat is de oplossing voor het probleem/knelpunt? Hoe ziet het eruit? Hoe werkt het? Wat zit erin of eraan? Wat is er voor nodig? Hoe pas je het toe? - Gevolg
Als je de oplossing toepast, wat levert dat dan op? Welke voordelen zijn er?
Het lijkt voor de hand te liggen, maar in verassend veel teksten ontbreekt een duidelijke structuur en dat geeft alleen maar verwarring. Deze opzet werkt goed voor adviezen, whitepapers, offertes, webteksten en blogs.
Tip: Zet eerst voor jezelf deze drie onderwerpen kort op papier. Ga dan pas aan je stuk schrijven en check af en toe of je de verdeling goed toepast.
Actief taalgebruik
Ik zie in veel teksten passief taalgebruik terug. Dat is herkenbaar aan de hulpwerkwoorden ‘zijn’, ‘zullen’ en ‘worden’ met daar achter een voltooid deelwoord.
Een voorbeeld:
“De nieuwe servers worden door ons gebruiksklaar opgeleverd”
Op zich klopt de zin, maar de passieve vorm maakt hem te lang en wollig. Dat leest niet lekker.
Beter is:
“Wij leveren de servers gebruiksklaar op”
Lees beide zinnen eens achter elkaar en voel het verschil. Dat is actief taalgebruik!
Een tweede voorbeeld:
“Wij zullen ervoor zorgen dat de nieuwe werkplek in januari wordt uitgerold”
Ook deze zin klopt grammaticaal, maar is veel te lang en lastig leesbaar.
Beter is:
“Wij rollen de nieuwe werkplek in januari uit”
Tip: schrap de werkwoorden ‘zijn’, ‘worden’ en ‘zullen’ helemaal uit je tekst. Herschrijf de zinnen zoveel mogelijk in de tegenwoordige tijd. Verbaas je over het resultaat!
Vermijd wollig taalgebruik
Om vakkundig over te komen gebruik je soms te veel- en te lange zinnen. Je kunt zinnen soms inkorten of zelfs weghalen met een beter resultaat.
Bijvoorbeeld:
“Dynamics AX 2012 R3 heeft een gelijksoortige licentie structuur als de huidige Dynamics 2009 applicatie. Het beheer en onderhoud hiervan liggen echter bij de partner. We zullen bij de partner navragen worden wat de kosten zijn om deze licentie om te zetten. Ons bedrijf zal de huidige gegevens over de Dynamics 2009 applicatie aanleveren.”
Ingekort:
“Dynamics AX 2012 R3 heeft een gelijksoortige licentiestructuur als Dynamics 2009. Ons bedrijf vraagt bij de partner na wat de kosten zijn voor het omzetten van de huidige licentie. Wij leveren de licentiegegevens vervolgens aan.”
De betekenis van de tweede zin is gelijk aan de eerste zin. De tweede zin is echter veel korter en daardoor beter leesbaar.
Tip: Vraag je bij ieder woord/zinsdeel af: “als ik dit weghaal, mis ik dan informatie?”. Is het antwoord “nee”, schrap het dan.
Gebruik korte zinnen
Maak een zin niet langer dan ongeveer anderhalve regel (liefst minder). Is een zin toch langer, splits het dan op in twee- of meer zinnen.
Bijvoorbeeld:
“In het vooronderzoek zal een sectie worden opgenomen met alle standaard rapportages, en de mogelijkheden van het maken van maatwerk rapportage en de mogelijke tools hiervoor.”
Opgesplitst:
“Het vooronderzoek bevat een sectie met alle standaard rapportages. Tevens zijn de mogelijkheden voor het maken van maatwerk rapportage opgenomen. Ook mogelijke tools hiervoor zijn beschreven.”
Tip: Meerdere korte zinnen maken de tekst gemakkelijker leesbaar. Ook als de totale tekst daardoor iets langer is. Kijk of er zinnen in de tekst staan die langer zijn dan anderhalve regel. Zoek de komma’s en het woord ‘en’ in die zin. Knip op die plek de zin op en maak er meerdere kortere zinnen van.
Deze schrijftips
Schrijven is een vaardigheid die je ontwikkelt door veel te doen. Ik daag je dus uit om zoveel mogelijk te schrijven. Deze schrijftips maken dat gemakkelijker. Mocht je in de tussentijd ergens niet uitkomen, neem dan gerust contact op. Ik help graag!
Vind je dit blog waardevol? Ik schrijf iedere twee weken artikelen met ervaringen en tips uit de praktijk. Als je wilt krijg je die artikelen kosteloos en automatisch in je e-mailbox. Je hoeft alleen maar je naam en e-mailadres achter te laten op de volgende pagina. Ik verstuur geen commerciële spam.
Lees meer over de schrijftraining die ik aanbied. In die training komen deze- en nog veel meer praktische schrijftips en trucs aan bod.
Wil je verder praten over dit onderwerp? Leuk! Neem contact met me op via e-mail of telefoon. Dan maken we een afspraak.
