IT adoptie tips
“IT heeft weer eens iets bedacht”
“Ons vragen ze weer eens niets”
“Bij IT doen ze maar”
“Ik had ze van tevoren wel kunnen vertellen dat het niet zou werken”
“Als ze bij IT eerst eens met ons zouden overleggen..”
“Die IT’ers in hun ivoren torentje ook”
Klinkt dat bekend?
In een IT project ligt de focus vaak op de techniek Die is natuurlijk belangrijk is, maar het is niet voldoende. Goed werkende techniek is geen garantie voor blije gebruikers!
Ik geef je een aantal IT adoptie tips die mij in het verleden hebben geholpen om gedoe met de gebruikers te voorkomen.
Communiceer
Laat medewerkers weten wat de reden van een ICT-vernieuwing is, hoe je aanpak is, welke tijdlijn je volgt en wat het beoogde resultaat is. Dat zorgt voor betrokkenheid. Betrokkenheid is cruciaal en houdt de hakken uit het zand.
Begin vroeg
Communiceer vanaf het begin van het project naar de organisatie. Hoe vroeger je medewerkers betrekt, hoe minder ze zich gepasseerd voelen.
Zoek key-users
Zoek in de organisatie naar key-users als sparringspartner(s). Dat zijn medewerkers op verschillende afdelingen die IT leuk vinden, kritisch zijn en invloed hebben. In iedere organisatie zijn ze te vinden. Key-users zijn ambassadeurs die de rest van de organisatie ‘meetrekken’ in een project. In die rol zijn ze goud waard voor gebruikersadoptie.
Stel vragen
De medewerkers zijn specialist in hun vakgebied en hebben kennis die je (technische) projectteam niet heeft. Neem interviews af en zorg dat functionele eisen en wensen, zoveel mogelijk, in het uiteindelijke product terecht komen. Nee, dat is niet zinloos omdat “iedereen toch een iPad wil”. Een technische vraag levert een technisch antwoord op en een functionele vraag levert een functioneel antwoord op. Stel dus functionele vragen.
What’s in it for me?
De introductie van nieuwe ICT brengt onherroepelijk ongemak voor de medewerkers met zich mee. Dat is niet erg als er ook voordeel is wat dat compenseert. Los dus problemen op, neem irritaties weg, maak het sneller, maak het leuker of maak het beter. Communiceer duidelijk wat de medewerkers met het project winnen.
Maak iemand verantwoordelijk
Maak een lid van het projectteam verantwoordelijk voor de gebruikersadoptie. Dat zorgt voor voldoende aandacht. Kies liever geen technische medewerker omdat die adoptie veelal niet boeiend vinden. Zoek iemand die de techniek kent, maar vooral ook affiniteit heeft met de menselijke kant van ICT en communicatieve aspecten. Is zo iemand lastig te vinden, bel mij dan.. (hint, hint 😊).
Maak een plan
Maak gebruikersadoptie onderdeel van het projectplan. Definieer de verantwoordelijkheden. Beschrijf welke communicatiekanalen je op welke manier inzet. Maak een tijdlijn. Noteer wie key-users zijn. Leg functionele eisen en wensen vast.
Voer functionele tests uit
Als een prototype gereed is, vraag de key-users dan om het te testen. Ga serieus om met de feedback. Is het product goedgekeurd, vraag de key-user dan om het af te tekenen.
Maak gebruik van floorwalkers
Als het migratiemoment daar is, zorg dan voor technische medewerkers op de werkvloer (floorwalkers) ter ondersteuning. Medewerkers waarderen dat enorm en het ontlast de helpdesk.
De ervaring leert dat medewerkers de onvermijdelijke aanloopproblemen zonder veel problemen accepteren als er voldoende aandacht is besteed aan adoptie. Medewerking uit de organisatie kan het verschil maken tussen een succesvol- of een mislukt project.
De investering in tijd en geld verdient zichzelf zo gemakkelijk terug!
Vind je dit blog waardevol? Ik schrijf iedere twee weken artikelen met ervaringen en tips uit de praktijk. Als je wilt krijg je die artikelen kosteloos en automatisch in je e-mailbox. Je hoeft alleen maar je naam en e-mailadres achter te laten op de volgende pagina: https://groeit.eu/tips/
Ik verstuur geen commerciële spam.
Lees meer over de IT adoptie diensten die ik aanbied.
Lees het whitepaper IT adoptie waarin nog meer IT adoptie tips staan.
Wil je verder praten over dit onderwerp? Leuk! Neem contact met me op via e-mail of telefoon. Dan maken we een afspraak.
