Afleiding door e-mail is een van de grootste concentratie killers. Dat is nergens voor nodig!
Tussen de tachtig en honderd e-mails per dag? Serieus?
Ik dacht eerst nog dat hij een geintje maakte. Maar nee. En de rest van de collega’s knikten instemmend. Jullie ook? Ja, zij ook.
En die lezen jullie dan ook direct als ze binnenkomen? Weer instemmend geknik. Tja, die Outlook pop-ups hè.
Geen wonder dat ze een time management training nodig hadden.
We gebruiken e-mail op een manier waarvoor het nooit is bedoeld. E-mail is handig om snel en gemakkelijk informatie te sturen. Niet om gesprekken mee te voeren. Of voor vraag en antwoord pingpong. Of, nog erger, voor discussies.
Als een Outlook pop-up je van je werk afleidt, dan duurt het een paar minuten voor je je concentratie weer terug hebt. Daar zijn allerlei uitspraken over, dus laten we aan de voorzichtige kant gaan zitten. Het kost je vijf minuten. Tel je mee? Als dat dus tachtig keer per dag gebeurt, dan ben je ruim zes uur kwijt.
Extreem voorbeeld? Oké, je krijgt veertig e-mails per dag. Dat is dan nog steeds ruim drie uur naar de gallemiezen. Drie uur! Nog afgezien van de onrust die het je oplevert. Denk daar eens goed over na.
Ik geef je een paar overwegingen over afleiding door e-mail. Doe ermee wat je goed lijkt.
# Degene die e-mail notificaties heeft uitgevonden heeft verdient een strenge straf. Een tip: die krengen kunnen uit. Schakel, voor je eigen geestelijke gezondheid, alle pingetjes, pongetjes, zoemtonen, numbered badges en pop-ups uit. En als je toch bezig bent, doe dat dan direct ook voor alle andere apps.
# Wie heeft ooit verzonnen dat je op ieder moment van de dag je e-mail moet lezen? Als je geconcentreerd wilt werken, schakel je e-mail apps dan helemaal uit. Dan weet je zeker dat je er geen last van hebt. Het voorkomt ook dat je toch in de verleiding komt om even in je inbox te kijken.
# Idee: plan voor jezelf drie of vier momenten op de dag waarop je e-mail leest en beantwoordt. En zet die in je agenda. Laat voor het overige je e-mail apps uit staan. Of je nou geconcentreerd moet werken of niet. Geniet van de rust. En je collega’s wennen er heus wel aan.
# Denk zelf ook eerst goed na voor je een e-mail verstuurt. Een gesprek via E-mail pingpong duurt vaak uren of dagen terwijl je het met een telefoontje in tien minuten afhandelt. En je bespaart je collega(s) een e-mailbom. Dat is wel zo sociaal.
Heb jij ook last van information overload? Een druk hoofd? Heb je moeite om je op je werk te concentreren? Anders met e-mail omgaan is een goed begin om daar verandering in te brengen. Wat houd je eigenlijk tegen?
Afleiding door e-mail is trouwens maar één van de concentratie killers. Er is nog veel meer winst te behalen. Wil je meer gedaan krijgen in een dag en toch meer rust in je hoofd? Ik heb een toffe time management training waarin ik je graag uit de doeken doe hoe je dat voor elkaar krijgt.
