Vaak is de techniek in een IT project in orde, maar vergeten we de gebruikers mee te nemen in de verandering. Die voelen zich gepasseerd of niet gehoord en zetten de hakken in het zand. Ze maken kleine technische problemen groot. Er is een hoop tegenwerking en gemopper. Ze weigeren soms botweg om nieuwe IT te gebruiken. Er zijn veel voorbeelden van projecten die mislukken door weerstand bij IT gebruikers. In dit blog geef ik je tips uit de praktijk waarmee je dat voorkomt.
Communiceer goed en vaak naar de organisatie. Laat gebruikers de reden van een IT verandering weten, hoe de aanpak is en welke tijdlijn je volgt. Dat zorgt voor betrokkenheid. Betrokkenheid houdt de hakken uit het zand.
Begin vroeg met communiceren. Communiceer vanaf het begin van het project naar de gebruikers. Hoe vroeger je ze betrekt, hoe minder ze zich gepasseerd voelen. Zo voorkom je al weerstand bij IT gebruikers.
Zoek key-users in de organisatie en betrek die bij het project. Zoek in de organisatie naar medewerkers op verschillende afdelingen die IT interessant vinden, kritisch zijn en invloed hebben. Deze ‘Key-users’ zijn ambassadeurs die de rest van de organisatie ‘meetrekken’ in een verandering. Ze zijn goud waard voor het project.
Stel vragen aan de organisatie en gebruik de antwoorden. De gebruikers zijn specialist in hun vakgebied en hebben kennis die het (technische) projectteam niet heeft. Neem interviews af en zorg dat de eisen en wensen, zoveel mogelijk, in het uiteindelijke product terecht komen. Nee, dat is niet zinloos omdat “iedereen toch een iPad wil”. Een technische vraag levert een technisch antwoord op en een functionele vraag levert een functioneel antwoord op. Stel dus functionele vragen.
Maak ongemak goed door winst voor de gebruikers. De introductie van nieuwe IT brengt nou eenmaal ongemak voor de gebruikers met zich mee. Dat is niet erg als er ook voordeel is wat dat goed maakt. Los dus problemen op, neem irritaties weg, maak het sneller, maak het leuker of maak het beter. Laat duidelijk weten wat de medewerkers met het project winnen.
Maak iemand verantwoordelijk voor communicatie met de gebruikers. Maak iemand van het projectteam verantwoordelijk voor de communicatie met de gebruikers. Dat zorgt voor voldoende aandacht. Kies liever geen technische medewerker(s) omdat die het meestal niet boeiend vinden. Zoek iemand die de techniek kent, maar die vooral ook de menselijke kant van IT en communicatie leuk vindt. Is zo iemand lastig te vinden, bel mij dan.. (hint, hint 😊).
Maak een plan en volg het. Zet de communicatie naar de gebruikers in het projectplan. Leg vast wie waar verantwoordelijk voor is. Beschrijf op welke manieren je communiceert. Maak een tijdlijn. Noteer wie key-users zijn. Leg functionele eisen en wensen vast.
Laat de gebruikers grondig testen. Als je een eerste versie van het nieuwe product klaar hebt, vraag de key-users dan om te testen. Ga serieus om met de terugkoppeling. Is het product goedgekeurd, vraag de key-user dan om het af te tekenen.
Maak gebruik van floorwalkers om de gebruikers te ondersteunen. Als de migratie daar is, zorg dan voor technische medewerkers op de werkvloer (floorwalkers) ter ondersteuning. Medewerkers waarderen dat enorm en het voorkomt extra werk op de helpdesk.
In ieder project zijn nu eenmaal aanloopproblemen. De gebruikers accepteren die meestal zonder veel problemen als je voldoende hebt gecommuniceerd. Dat kan het verschil maken tussen een succesvol- of een mislukt project.
Vind je dit blog waardevol? Ik schrijf iedere twee weken artikelen met ervaringen en tips uit de praktijk. Als je wilt krijg je die artikelen kosteloos en automatisch in je e-mailbox. Je hoeft alleen maar je naam en e-mailadres achter te laten op de volgende pagina: https://groeit.eu/tips/
Ik verstuur geen commerciële spam.
Ik help je graag met gebruikers adoptie. Lees meer over de IT adoptie diensten die ik aanbied.
Wil je verder praten over dit onderwerp? Leuk! Neem contact met me op via e-mail of telefoon. Dan maken we een afspraak.
