Feedback geven en ontvangen

• Feedback geven en ontvangen
• Wat is feedback geven?
• Waarom willen we elkaar feedback geven?
• Feedback geven moet je durven.
• Feedback geven en ontvangen, hoe doe je dat?
• Wat zijn regels voor feedback geven?

Feedback geven en ontvangen

Soms doet iemand iets en vind je dat het anders moet. Of iemand gedraagt zich op een manier die je raakt. Dan kun je daar natuurlijk kritiek op geven. Alleen heeft kritiek als nadeel dat de ontvangende partij zich aangevallen voelt en in de verdediging gaat. Daar schiet niemand iets mee op

Daarnaast bevat kritiek wel informatie over wat er niet goed is, maar niet over wat er dan anders zou moeten. Je kunt er dus in de praktijk bedroevend weinig mee

Het kan ook anders. In plaats van kritiek kun je ook feedback geven. Daarmee geef je de ander een kans om zich te verbeteren

Wat is feedback geven?

‘Feedback’ is een term die uit de procestechniek komt. Het betekent letterlijk ‘terugkoppeling’. Er is het een of andere proces (verhitten, mixen, roeren of zoiets) waarbij je de uitkomst van dat proces letterlijk terugkoppelt naar het begin van het proces.

Je vindt het bijvoorbeeld terug in de centrale verwarming bij je thuis. Je thermostaat koppelt de temperatuur in een ruimte terug naar de verwarmingsketel zodat die weet of hij wel of niet moet stoken. Wel zo handig.

Datzelfde kan je ook doen bij menselijke processen. Iemand doet iets en je koppelt de uitkomst van die actie terug zodat het de volgende keer beter kan. En dat noemen we dan ‘feedback geven’.

Waarom willen we elkaar feedback geven?

Je hebt ooit leren lopen. En fietsen. Dat lukte doordat je ouders en je opa en oma  je hebben aangemoedigd. Als je kleine zijn eerste stapjes zet, loop je juichend mee. Je geeft complimenten, je moedigt aan.

Je hebt al je vaardigheden geleerd doordat een ander je de goede kant uit stuurde. Je kunt niet leren zonder feedback.

Feedback geven moet je durven

Eerlijke feedback geven vraagt zelfvertrouwen. Niet iedereen kan het even gemakkelijk. Dat heeft te maken met persoonlijke waarden (bijvoorbeeld beleefdheid of respect) en overtuigingen (“durf ik dit wel?”).

Je moet je ook veilig genoeg voelen om feedback te geven. Als je bang bent dat de ander negatief reageert door bijvoorbeeld boos te worden, dan zul je het niet zo gemakkelijk doen.

Als je wilt leren om feedback te geven dan zijn praktische vaardigheden alleen soms onvoldoende. Het is dan ook belangrijk om te kijken naar je gedrag.

Feedback geven en ontvangen, hoe doe je dat?

Het allerbelangrijkste bij het geven van feedback is dat je het echt meent, anders haakt de ontvanger af. Mensen hebben een feilloze neus voor alles wat niet echt is. Daar kijken ze genadeloos doorheen.

Daarom werken standaard feedback methodes soms niet. Als het een maniertje is,  stap 1, 2 en 3, dan komt het gemaakt over. Dan geloven mensen het niet en werkt het averechts. Ze raken geïrriteerd.

Bovendien zijn mensen in onze maatschappij toch al gevoelig voor alles wat naar kritiek neigt. Kijk, kleine kinderen moedig je aan. Als je voor het eerst ‘mama’ schrijft, dan reageren je ouders alsof je een internationale bestseller hebt geproduceerd.

Op de middelbare school is het al gebruikelijk om je bij je enkels af te zagen als je een vergissing maakt. Dat betekent stress. Van stresshormonen leert niemand iets. Als iemand een feedback maniertje op je toepast, dan komt het dubbel hard aan.

Maar wat werkt dan wél?

Feedback werkt in het grensgebied tussen afzagen bij de enkels en een maniertje. Het werkt dus alleen als je echt meent wat je zegt en als je intentie écht is om iemand vooruit te helpen.

Wat zijn regels voor feedback geven?

Er zijn twee feedback methodes die in de praktijk goed blijken te werken:

• Sandwich feedback
• De 4-staps feedback loop

Sandwich feedback

Sandwich feedback werkt het beste in situaties waarin je vindt dat iemand een praktische actie op een betere manier zou kunnen uitvoeren.

Zoals een sandwich bestaat uit drie lagen (boterham-beleg-boterham) geldt dat ook voor sandwich feedback. Die bestaat dus uit drie stappen:

Stap 1. Geef aan wat je goed vindt

Vertel wat je goed vindt. Er is altijd iets dat goed is of goed gaat. Het doel is om de ontvanger  in een positieve stemming te brengen, zodat hij of zij open staat voor verbeterpunten. “Wat je goed doet is….”

Stap 2. Verbeterpunt(en)

Vertel wat er volgens jou verbeterd kan worden. Dat doe je in de vorm van tips en adviezen. “Wat je zou kunnen verbeteren…” of “Wat je (nog) beter zou kunnen doen…”.

Stap 3. Vertel wat het positieve effect is

Je sluit af met een algemene positieve samenvatting. Je geeft aan wat het effect is als de ontvanger je tips of adviezen toepast. “Als je A blijft doen en B toepast dan krijg je ….”

4-staps feedback loop

De 4-staps feedback loop werkt goed in situaties waarbij het gedrag van een ander je dwars zit of raakt. Het is dus wat persoonlijker en bestaat (verassing) uit vier stappen:

Stap 1. Benoem specifiek wat iemand (niet) doet

Vertel wat je letterlijk waarneemt in het gedrag van de ander. “Ik merk dat je iedere ochtend een half uur te laat binnenkomt” of “Ik zie dat je het verslag al voor de vierde keer een dag te laat inlevert”.

Stap 2. Vertel wat het gedrag met je doet.

Vertel welk gevoel het gedrag bij jou oproept. Wat ervaar je en hoe ervaar je het? “Het geeft me het gevoel dat… “ “Ik krijg dan het gevoel dat…”

Dit is een mooi ‘stop’ momentje. Vraag even of er een reden is dat iemand doet wat ‘ie doet. Je weet maar nooit.

Stap 3. Vraag de ander of hij/zij het gedrag wil veranderen.

Vraag de ander of hij/zij het gedrag wil veranderen. Vertel specifiek wat je verwacht.

“Ik wil je vragen om…” “Wil je dan vanaf nu…”

Stap 4. Maak een afspraak.

Maak samen een afspraak over het gedrag en check even of het voor beide partijen duidelijk is.

“We spreken dus vanaf nu af.. “ “Dus vanaf nu doe je….”

Houdt, als je deze methodes wilt gebruiken, het volgende in de gaten:

• Let op je timing. Als iemand een rooie kop en een kloppende ader op het voorhoofd heeft kan je beter even wachten met je feedback.
• Wees specifiek. Met “Ik wil graag dat je beter communiceert” kan niemand iets. Hoe dan precies. wanneer dan precies en met wie dan precies?
• Geef alleen feedback als je het echt meent.
• Geef feedback met de intentie om iemand anders vooruit te helpen.

Feedback ontvangen

Feedback ontvangen is vaak veel moeilijker dan feedback geven. Als je in de weerstand dreigt te schieten, bedenk je dan het volgende:

• Iemand neemt de moeite om je verder te helpen. Hij of zij had ook je ook gewoon kunnen laten doorprutsen. Daar kan je op zijn minst waardering voor hebben.
• Ga niet direct in de verdediging of uitleggen waarom je iets hebt gedaan zoals je het hebt gedaan. Je kunt ook gewoon ‘dankjewel’ zeggen en het daar bij laten.
• Als je nooit feedback van anderen had gekregen, dan had je ook nooit iets geleerd. Er is weinig zo moeilijk als je eigen fouten en vergissingen zien. Daar heb je een ander voor nodig.

Feedback is een enorm krachtig hulpmiddel, mits je het op de goede manier inzet!

Klinkt dit waardevol? Ik biedt een feedback training specifiek voor IT’ers aan waar al deze onderwerpen, en meer, uitgebreid aan de orde komen.