Ik heb vaak samengewerkt met gemeentelijke overheden. En zonder een vooroordeel te willen bevestigen, ik heb er echte vergadertijgers leren kennen.
Ik bedoel, het is een kwaliteit als je anderhalf uur kunt praten zonder iets te zeggen, zonder beslissingen te nemen en zonder afspraken te maken. “Zeg, dat was weer een constructief overleg, ik zie jullie volgende week. Zelfde plaats, zelfde tijd” 😬
Ik weet nog dat bij een van onze gemeentelijke klanten een nieuwe leidinggevende uit het bedrijfsleven kwam werken. Hij zat er voor het eerst bij in een overleg en hoorde het allemaal een half uurtje aan. Daarna onderbrak hij de boel. “Ja, prima allemaal. Wat gaan we nu precies doen, wie is er verantwoordelijk voor en wanneer is het klaar?”
De collegae waren er stuk van. Wij niet. We waren zó blij met hem. We noemden hem ‘tjak tjak’. 😁
Maar alle gekheid op een stokje, is vergaderen dan overbodig? 🙄
Nee natuurlijk niet. Overleggen is broodnodig. Samenwerken en communiceren zit in ons DNA. Maar wat mij betreft zijn er wel een paar eisen:
1) Een overleg hoort een duidelijk doel te hebben. Wat wil je bereiken met dit overleg?
2) Een overleg hoort een agenda te hebben. Wat ga je bespreken en in welke volgorde?
3) Het is duidelijk wie het proces bewaakt. Iemand zorgt dat je niet verzandt in zinloze uitweidingen en dat iedereen het woord krijgt.
4) Alle deelnemers hebben zich voorbereid. Ze weten waar het over gaat en ze hebben alle stukken gelezen.
5) Er zitten alleen mensen bij het overleg die iets toe te voegen hebben. Niet meer, tijd is kostbaar.
6) Er is een actielijst waarop staat wie wat gaat doen en wanneer het klaar is.
Moet dat allemaal zo formeel? 🤔
Ehh, ja. Wat mij betreft wel. Ik hoor mensen vaak klagen dat ze vooral aan het overleggen zijn en maar moeilijk aan hun eigenlijke werk toekomen. Dat kan anders door zinvol te vergaderen!
Hoe regel jij overleggen?
